マンションにおける総会、理事会、決議、通知について

総会、理事会、監事について

総会とは

区分所有者が収支予算・運営方針・大規模修繕などのマンションにとっての重要事項を決める場となります。分譲マンションにおいては、年1回以上開催する必要があります。

総会を開催するにあたり、住民への総会開催に関する通知は１週間以上前に行う必要があります。より多くの住民に参加いただくために、少なくとも２週間以上前に通知することをオススメいたします。

理事会とは

総会で決議された業務などを執行する機関です。区分所有者から選任される理事で構成されています。理事の選任手段は「事前に決められたルール（例：下一桁が同じ部屋の方がなる）に従って選ぶ」というのが一般的ですが、一部マンションでは立候補・互選もあります。任期は１～２年が多いです。

理事会内の代表的な役職は以下の通りとなります。

監事とは

管理組合の会計・理事会業務についてチェック、報告をする機関です。理事会活動の見張り役とも言える存在です。監事は理事会の構成員ではないため、理事会に出席して、意見は表明できますが、投票はできません。

管理組合の会計・理事会業務に不正など問題があると認められた場合は、臨時総会を招集することができます。

総会の種類について

総会の種類は「通常総会」と「臨時総会」に分けられます。

通常総会とは

年１回開催される「定期総会」とも呼ばれるものです。

開催タイミングは一般的には会計年度の終了後３か月以内が多いです。

目的は理事会から以下内容などについて報告、決議することとなります。

• 組合の前年度活動、会計に関する報告
• 事業計画案、来期以降の予算案
• 管理会社との契約（更新、条件変更、切替など）
• 理事会役員や監事の選定、解任
• 管理規約の見直し
• 大規模修繕

臨時総会とは

通常総会とは別で、臨時で重要事項についての報告、決議が必要な場合に開催される総会となります。例えば、緊急工事に伴う予算修正、理事会役員の不祥事に関する対応などについて議論されます。

理事会・監事の呼びかけによって招集されます。

総会における決議の種類について

決議の種類は「普通決議」と「特別決議」に分けられます。

普通決議とは

通常の管理・運営に関する事項に関する決議となります。

一般的な事項は以下の通りとなります。

• 組合の前年度活動の報告
• 組合の前年度会計の報告（管理費会計、修繕積立金会計などの収支）
• 事業計画案、来期以降の予算案
• 使用細則の改定
• 管理費や修繕積立金の改定
• 理事会役員や監事の選定、解任

普通決議の要件

特別決議とは

区分所有者の生活・財産に大きな影響を与える重要事項に関する決議となります。

一般的な事項は以下の通りとなります。

• 【重大】建物の建替え
• 【重大】敷地の売却
• 管理規約の改定（制定、改廃）
• 管理組合法人の設立および解散
• 共用部の敷地、附属物の変更（例：階段を昇降機に変更）
• 建物の大規模消滅からの復旧
• 専有部分の使用禁止の請求
• 区分所有者の競売の請求
• 占有者に対する引渡し請求

特別決議の要件（管理規約などにより異なるケースあり）

大規模修繕関連の決議、通知内容について

大規模修繕工事の「決議の種類は通常決議なのか、特別決議なのか？」は、工事の程度次第です。

「形状又は効用の著しい変更を伴わない軽微な」程度の修繕であれば普通決議、「形状又は効用の著しい変更を伴うような」程度の修繕であれば特別決議となります。

特別決議が必要な修繕の例としてはバリアフリー化、集会室・駐車場・駐輪場などの増改築工事などがあります。

また、大規模修繕を行うに際しては、住民への事前・途中の通知をしっかり行うべきです。

通知手段は総会時の報告のみならず、掲示板やチラシなども活用すべきです。

通知内容は工事の計画、工事における留意点（例：足場設置後の「プライバシー保護のためのカーテンの徹底」・「防犯のためのドア・窓の鍵かけの徹底」であったり、「外壁塗装時や粉塵が飛ぶ際の洗濯物の室内干しの推奨」であったり、「振動・騒音がひどい時期、覚悟・外出の推奨」であったり）等々となります。