マンションの第三者管理方式とは？ メリットとデメリット、ガイドラインを徹底解説

マンションの第三者管理方式とは？

マンションの第三者管理方式とは、マンション管理組合（区分所有者で構成される組織）が自ら理事会を運営して管理を行う代わりに、外部の専門家や専門業者にマンションの管理運営を委ねる管理形態のことです。

通常の「理事会運営方式」では、所有者である組合員が理事長や理事となり意思決定しますが、第三者管理方式ではその役割の一部または全部を外部に託します。具体的には、マンション管理会社やマンション管理士、管理コンサルタント会社など専門的な知識・技術を持つ第三者が管理組合の代わりに日常の管理業務や長期的な運営計画の策定を担います。

第三者管理方式が注目される背景には、前述の役員のなり手不足や管理の専門知識不足といった問題があります。たとえば、高齢化が進むマンションでは理事長や理事の負担が大きく、担い手がいないために管理が行き届かなくなるケースもあります。

そこで、プロに任せることでマンション管理に伴う様々な課題を解決しようという狙いで導入が検討されるのです。第三者管理方式に切り替えることで、煩雑な事務作業や専門知識を要する業務（長期修繕計画の立案、共用設備の点検・修繕手配、各種法令対応、トラブル処理など）をまとめて委託できるようになります。

国土交通省の規定（ガイドライン）

マンションの第三者管理方式については、国の方針として国土交通省がガイドラインを策定しています。これはマンション管理適正化法の改正を受けて作られた指針で、管理組合が外部の専門家を活用する際の留意事項をまとめたものです。

国土交通省は、管理組合による自主管理が困難な場合や専門知識が不足している場合には、第三者の専門家を活用することを選択肢の一つとして推奨しています。ただし、外部専門家に任せる場合でも「マンション管理の主体はあくまで区分所有者で構成される管理組合である」という大前提を強調しており、総会の決議によって外部専門家を選任し、契約によって業務内容や報酬範囲を明確に定めることなどを求めています。

実は、第三者管理方式が注目され始めた背景には法制度と標準管理規約の改正があります。2016年にマンション管理適正化法（正式名称：マンションの管理の適正化の推進に関する法律）が改正され、外部の専門家が管理組合の管理者や役員に就任する場合には、組合員（区分所有者）がその選任や業務の監視を適切に行い、必要に応じて監督強化の措置を講じることが重要であると法律上明記されました。これに伴い、同年に国交省の標準管理規約（全国のマンション管理組合が参照するモデル規約）も改正され、組合員でない外部の専門家を管理組合の役員や管理者に選任できる旨の規定が整備されました。

当時まで標準管理規約では「理事はマンションに居住する組合員の中から選任する」とされており、外部者が理事になることは想定されていませんでしたが、この要件が撤廃されたのです。その結果、法律上・規約上も外部専門家の活用が可能になり、第三者管理方式を採用するマンションが増えてきたという経緯があります。

国土交通省のガイドライン（※令和6年〈2024年〉に改訂）では、第三者管理方式の類型や導入プロセス、留意点が詳しく示されています。ガイドラインによれば、管理組合が第三者管理方式を導入する際はメリット・デメリットを十分検討した上で決定すべきとされ、導入後についても外部管理者を適切に監督できる体制を整えるよう求められています。

また、ガイドラインでは後述する第三者管理方式の種類ごとに注意事項を整理するとともに、外部専門家と管理組合の間で取り交わす契約書のひな型や、管理規約の細則に定めておくべき事項の例なども提示されており、実務面で非常に参考になります。制度として第三者管理方式を認めつつも、運用を誤れば管理会社と組合の利益相反や管理費の増大といった弊害が生じる可能性があるため、国も慎重な姿勢でガイドラインを設けているわけです。

参考：国土交通省「外部専門家の活用ガイドライン」

マンションの第三者管理方式の種類

一口に第三者管理方式といっても、どこまでの権限を外部に委ねるかによっていくつかの種類に分かれます。国土交通省のガイドラインなどでは、大きく3つの類型が示されています。それぞれの特徴を押さえた上で、導入の具体的な進め方（フロー）を見ていきましょう。

理事長（理事・監事）外部専門家型

1つ目は「理事長（理事・監事）外部専門家型」です。簡単に言えば、理事長や一部の理事・監事といった特定の役職のみを外部専門家に委ねるタイプの第三者管理方式です。マンション管理会社の担当者やマンション管理士など、専門知識を持つ外部のプロが理事長や理事（あるいは監事）に就任し、他の役員である区分所有者とともに理事会メンバーに加わります。理事会自体は存続し、外部専門家と組合役員が協力してマンション運営にあたる形態です。

この方式では、日常の運営はプロの視点が加わることでスムーズになり、理事長など重要ポストの負担を外部に任せられるため組合員の負荷が軽減されます。一方で、理事会メンバーには依然として組合員も残るため、組合の意思を反映させやすく、外部に任せきりになる不安が小さいというメリットがあります。言い換えれば「外部の力を借りつつも、自主性はある程度維持したハイブリッド型」と言えるでしょう。初めて第三者管理方式を導入する場合や、完全に外部に任せることに抵抗があるケースでは、この段階的な方式が検討されます。

外部管理者理事会監督型

2つ目は「外部管理者理事会監督型」です。こちらは先ほどより外部への委託度合いが強く、理事会の役員（監事を除く）すべてを外部専門家に任せるタイプとなります。具体的には、マンション管理会社やマンション管理士などの専門家が管理組合の「管理者」として選任され、実務的な管理運営のほとんどを担います。一方、区分所有者で構成される理事会は監事的な立場となり、外部の管理者の業務をチェック・監督する役割を果たします。場合によっては、監視機能を強化するために別の外部専門家を監事（監査役）に選任し、二重のチェック体制を敷くこともあります。

この方式では理事会（オーナー側）の関与は監督に限定されるため、日常の判断や執行はほぼプロに任されます。組合員の手間は一層減り、専門家主導で効率的に管理が行われるメリットがあります。しかし、その反面、組合員側は監視がおろそかになると管理者（業者）のやりたい放題になりかねないリスクも孕みます。理事会メンバーが少人数になったり監事だけになったりするため、オーナー側の声が届きにくくなるおそれがあるからです。そのため、この方式を採る場合は後述する注意点にもある通り、監視・監督体制を厳格に整備することが極めて重要です。

外部管理者総会監督型

3つ目は「外部管理者総会監督型」です。これは理事会を設置せず、管理組合の業務執行をすべて外部の管理者に委ねてしまうタイプの第三者管理方式です。マンション管理会社等の外部専門家が管理者となり、通常は理事会で行っていた意思決定や運営業務も含めて受託者（管理者）が行います。理事長も理事も置かないため、区分所有者が日常的に役員業務に関わることはなくなり、マンション管理に関する住民の手間はゼロに近くなると言えるでしょう。唯一残る意思決定機関は総会（全組合員の集まり）のみで、必要な重要事項は総会で承認を得る形で管理者を監督します。

一見すると「全部お任せ」で理想的にも思えますが、この方式には注意が必要です。理事会が存在しない分、外部管理者をチェックする仕組みが非常に弱くなるからです。管理組合として日常的に業務内容を監視する人がおらず、総会はせいぜい年に1〜2回開催されるだけです。その間に外部管理者が好き勝手に運営してしまっても気づきにくいという欠点があります。そのため、国土交通省のガイドラインでも、外部管理者総会監督型を導入する場合には監事を置くなど何らかのチェック機能を確保することが望ましいとされています。

例えば、組合員の中から監事を選任したり、第三者の専門家に監査を委託したりする方法です。実務的にも、完全お任せ型はリスクが高いため慎重な検討が必要で、多くのマンションではまず理事会監督型までで様子を見て、本当に理事が誰もできなくなった場合の最後の手段として総会監督型を採用する、というケースが多いようです。

マンションの第三者管理方式のメリットとデメリット

第三者管理方式を導入するか判断するには、メリットとデメリットを正しく理解することが欠かせません。ここでは、導入前後で具体的にどのような利点と課題があるのかを整理します。現在直面している問題を解決できるか、導入後に新たな問題が生じないか、バランスよく見極めましょう。

メリット

理事の負担軽減

最大のメリットは、理事長や理事など役員の負担が大幅に減ることです。煩雑な会計処理や業者折衝、設備点検の手配など日常業務をプロに任せられるため、役員が本来業務やプライベートに割く時間を確保できます。高齢で体力的に理事の務めが難しい方や、多忙で理事会活動に時間を避けない方にとって大きな助けとなります。

専門知識・技術の活用

管理会社やマンション管理士など、専門家の知見を直接マンション運営に取り入れられます。例えば、建物・設備の維持管理について高度な知識を持った人材が長期修繕計画を立案すれば、的確な修繕時期やコスト管理が期待できます。また、法令改正や最新技術にキャッチアップした対応もプロならスムーズで、管理組合だけでは対応しきれない複雑な問題も解決に導きやすくなります。

管理の継続性向上

理事長や理事が毎年交代する通常の管理組合運営では、どうしても属人的になりがちで「引き継ぎ不足による運営停滞」などの問題が起こります。第三者管理方式でプロに任せれば、継続的かつ安定的な管理運営が期待できます。特に、長期にわたる修繕計画や資金計画などは、腰を据えて取り組める外部管理者が担当することでブレにくくなります。

住民間のトラブル減少

第三者が管理に入ることで、これまで住民同士で揉めていた問題が緩和されるケースもあります。例えば、「理事のあの人の進め方が気に入らない」「担当者ごとに対応がバラバラ」といった不満も、外部のプロが公平に対処することで改善する可能性があります。利害関係の対立が起こりやすい議題（大規模修繕の工事内容や管理費の値上げなど）でも、中立的な立場の専門家から説明があると住民も納得しやすく、合意形成がスムーズになることが期待できます。

マンション価値の維持・向上

専門家の手による的確な維持管理は、結果的にマンションの資産価値維持につながります。計画的な修繕や適切な管理運営が行われているマンションは、将来的な資産価値の下落を防ぎ、場合によっては良好な住環境によりブランド価値が高まることもあります。「管理の行き届いたマンション」は中古市場でも評価が高いため、第三者管理方式の導入が長期的な資産価値向上につながる可能性もあるのです。

デメリット

管理コストの増加

プロに業務を委託する以上、当然費用負担は増えます。外部専門家への報酬や委託料が発生し、通常の管理会社への委託費に加えて新たなコストが必要です（※第三者管理者として管理会社を起用する場合は、従来の管理委託契約が包括的な形に変更されるケースもあります）。このため管理組合の支出が増え、結果的に管理費や修繕積立金の値上げが必要になることも考えられます。限られた予算の中で、どこまで費用をかけて外部に任せるかは大きな検討事項です。

組合員の関与低下

外部に任せる範囲が広がるほど、組合員がマンション管理に無関心になる恐れがあります。役員がいなくなれば「人任せ」な状態になり、これまで積極的に関与していた組合員も「専門家がやってくれるから」と口出ししなくなるかもしれません。一見平和ですが、関与が低下しすぎると組合員自身が自分のマンションの状況を把握できなくなるという問題につながります。いざという時（例えば大規模修繕や災害時）に、住民側に判断力や知識が蓄積されておらず対応が遅れる、といったリスクも考えられます。

意思決定の主体が不明瞭になる可能性

第三者管理方式では、日常の判断を外部管理者が行うため、「誰が責任を持って決めているのか」が見えにくくなる場合があります。本来、マンションの重要事項は総会で決議しますが、そのための案を作成したり細かな運営ルールを決めたりするのは管理者（外部専門家）です。組合員から見ると、「いつの間にか決まっていた」と感じる事柄が増えるかもしれません。特に外部管理者総会監督型では理事会が無いため、なおさら情報伝達や意思疎通の不足が懸念されます。組合員の納得感が得られにくいと、後から不満やトラブルに発展する可能性もあるでしょう。

利益相反のリスク

管理を委託する業者が営利企業である以上、利益相反の問題は避けて通れません。例えば、管理会社が第三者管理者となった場合、自社や関連会社に有利な業務発注（高額な修繕工事を自社系列に発注する等）が行われるリスクがあります。組合員のチェックが弱い状況では、必要以上にコストのかかる工事やサービスを提案されてしまう恐れもあります。

また、サービス品質についても、外部任せに安心しきっていると手を抜かれてしまう（清掃や点検が十分になされない等）可能性があります。こうした利益相反による弊害はデメリットの中でも特に注意すべき点です。

契約解除や方式変更の難しさ

一度第三者管理方式を採用すると、元の管理体制に戻すことが容易ではないという指摘もあります。外部管理者との契約を途中で解除したり、また組合員だけの理事会方式に戻そうとしても、住民側にノウハウが残っていなかったり、既に規約を変更してしまった手前ハードルが高かったりします。特に総会監督型まで移行して理事会を廃止してしまったケースでは、再度理事会を設置し直すには相当の労力がかかります。「やっぱり合わなかったからやめよう」が利かない可能性がある点も、導入前に考慮しておく必要があります。

マンションの第三者管理方式を導入する際の注意点

メリット・デメリットを踏まえて第三者管理方式を導入する場合、いくつか実務上の注意点があります。ここでは、導入を成功させるために押さえておきたいポイントを解説します。

適切な監視・監督体制の構築

第三者管理方式を採用する最大のリスクは、外部管理者が暴走したり利益相反行為に走ったりすることです。それを防ぐには、管理組合側でしっかり監視できる仕組みを作る必要があります。具体的には、前述のように監事を置いて外部管理者の業務内容や会計をチェックすることが極めて重要です。

国土交通省も2024年にガイドラインを改訂し、第三者管理方式を導入するなら監事の設置を求める方向性を打ち出しました。監事には弁護士や公認会計士など外部の専門家を最低1名は起用し、できれば組合員からも選任することが望ましいとされています。内部と外部、両方の目で管理者の業務を監督することで、不正や不当な支出を抑止できます。監事以外にも、理事会監督型であればオーナーで構成する理事会がチェック機能を果たしますし、総会監督型の場合でも定期報告を義務付ける、第三者の監査を年1回実施するなど工夫して、「お任せしっぱなし」に決してならない体制を取りましょう。

信頼できる第三者の選定

どんなに仕組みを整えても、実際に業務を担う第三者管理者が不誠実では意味がありません。誰を選ぶかは導入成否のカギを握ります。候補者選定にあたっては、必ず複数の候補を比較検討しましょう。管理会社に任せる場合でも1社に絞らず、複数社から提案をもらい、経験豊富で評判の良い会社を選定します。

マンション管理士など個人に委託する場合も、その人の実績や資格、他のマンションでの評価を確認します。可能であれば実際に第三者管理方式を導入しているマンションを見学したり、その管理組合に話を聞いたりすると、生の情報が得られて有益です。

また、契約内容も非常に重要ですので、業務範囲や報酬、契約期間、解除条件などを明確に定めた契約書を締結します。国交省ガイドラインに参考様式があるので活用しつつ、必要に応じて法律の専門家にチェックしてもらうことも検討しましょう。安易に安価だからと飛びつかず、信頼性と実績を重視して慎重に選ぶことが、トラブル回避の第一歩です。

情報の透明性確保

第三者管理方式では「知らない間に物事が進んでいた」という事態を防ぐため、情報共有のルール作りが欠かせません。外部管理者から理事会や組合員への定期的な報告を義務付けたり、重要事項は必ず総会決議を経ることを再確認したりしましょう。

例えば、毎月もしくは毎四半期に一度、外部管理者が業務報告書を提出し、財務状況や実施した業務、契約した工事の内容・金額などを開示する仕組みを作ります。総会が年1回では心配な場合、半年ごとに中間報告会を開くのも有効です。組合員が情報を知らされず置き去りにならないよう、透明性を意識した運営を心がけることが信頼関係の維持につながります。

規約改正の徹底と周知

導入時には管理規約や細則を改正することになりますが、その内容を組合員全員に十分理解してもらうことも大事なポイントです。規約を変えると何がどう変わるのか、新しくどんな権限や役職ができ、組合員には何が求められるのかを明確に説明しましょう。とくに総会監督型では理事会が無くなるため、「本当にこれで大丈夫なの？」という不安が出やすいものです。規約やルールとして文書で定めたからには、その狙いや意味を周知徹底し、全員が納得した上でスタートすることが円滑な運用に直結します。

もし規約の文言が専門的で難しい場合は、要点をまとめたガイド資料を作成したり、Q&A形式で噛み砕いた説明資料を配布したりすると良いでしょう。「決まりごと」を形だけ整備して満足せず、実際の運用で機能させるためには人の理解と協力が必要だという意識を持って臨んでください。

導入後の定期見直し

第三者管理方式を導入して終わりではなく、その後も定期的に運用状況を見直す仕組みを設けましょう。例えば、導入から1年後に組合員アンケートを実施し、「管理状況に満足しているか」「費用対効果は見合っているか」「外部管理者とのコミュニケーションは十分か」などを評価してもらいます。必要があれば契約内容の見直しや追加の監督措置を検討します。

さらに、監事や理事会が外部管理者をチェックして問題点を感じた場合は、早めに組合で共有し対策を講じます。「任せっきりにしない」姿勢を持ち続けることが、第三者管理方式を成功させる秘訣です。万が一、外部管理者に不正や重大なミスが発覚した場合でも、監視体制と見直し体制があれば早期に対処でき、被害を最小限に抑えられるでしょう。

まとめ

「マンションの第三者管理方式」は、管理組合の担い手不足や専門性の要求といった時代の課題に対応するために生まれた新しい管理形態です。国土交通省のガイドライン策定や法改正によって制度面の整備が進み、近年では具体的な導入事例も増えてきました。第三者管理方式を導入すれば、プロの力を借りて効率的で安定したマンション運営が期待できる一方、費用負担増加や住民の関与低下、利益相反リスクなど見逃せない課題もあります。

マンション管理組合の理事長・役員の方々にとって重要なのは、自分たちのマンションにとって最適な管理体制は何かを見極めることです。第三者管理方式のメリットとデメリットを天秤にかけ、必要であれば段階的な導入も含めて慎重に検討しましょう。その際には国交省のガイドラインや専門家の意見も参考にしつつ、組合員全体の理解と合意を得るプロセスを大切にしてください。

最後に、第三者管理方式はあくまで手段であり目的ではありません。マンションを適切に維持管理し、住民の生活の質を守り、資産価値を保全することが本来の目的です。どのような管理方式を採用するにせよ、その目的を見失わずに取り組むことが肝要です。第三者管理方式の導入を検討することで、改めて自分たちのマンション管理の在り方を見直す機会にもなるでしょう。本記事の内容が皆様のマンション運営の一助となれば幸いです。