大規模修繕における公募・入札の進め方、留意すべき点

公募・入札とは

「公募」とは広く募集する方式のことです。大規模修繕においては、例えば（工事規模次第では）特定建設業の許可を取得していることなど、一定の条件を設定したうえで、工事会社を広く募集することを指します。

「入札」とは「公募」と同様の意味で使われることもありますが、通常はより金額に重きをおいた募集を指します（例：最も低い金額を提示した者が落札する方式など）。また、「公募」に対して実際に応募する行為を指す言葉としても使われます。

以降では「公募・入札」＝「修繕工事の工事会社を広く募集すること」とします。

公募・入札と対照的なのが、特命随意です。こちらは特定業者を指名する方式で、組合による工事会社の選定、見積の取得・比較選定の負荷が少ないというメリットがありますが、一方で競争原理が働かないことにより工事が割高になりやすい、組合内で異論がでやすいというデメリットがあります。

工事会社を募集する際、工事仕様面で大きく２方式に分かれます。

工事仕様を定めたうえでの募集

設計監理方式で主に採用されている方式で、設計コンサルタントなどが工事仕様を定め、各工事会社がその仕様にのっとり提案します。

主な評価ポイントは工事会社自体と見積金額です。

メリット

• 評価ポイントが絞られているため、比較選定がしやすい、組合内でのコンセンサスが取りやすいこと
• 工事会社の応募の負荷が小さいため、多数の応募を集めやすいこと

デメリット

• 工事仕様を作成するための設計コンサルタントの費用が必要なこと
• 工事仕様が正しいか、見落としなどがないかの第三者チェックが働きにくいこと
• 工事会社からの仕様提案が減るため、工事選択肢の多様性が抑えられること
• 談合が発生しやすいこと

当方式は評価ポイントが絞られているため設計コンサルタントによる落札誘導がしやすく、各社が現地調査、設計、見積・提案書作成をする必要がないため、工事会社の応募の負荷が小さいので、業界関係者による談合が起こりやすいものとなります。

2017年には、国土交通省が設計監理方式における設計コンサルタントの不適切な活動について、異例の注意喚起の通知を出しています。

「国土交通省による通知」より抜粋

「一部のコンサルタントが、自社にバックマージンを支払う施工会社が受注できるように不適切な工作を行い、割高な工事費や、過剰な工事項目・仕様 の設定等に基づく発注等を誘導するため、格安のコンサルタント料金で受託し、結果として、管理組合に経済的な損失を及ぼす事態が発生している。」

理事会・修繕委員会の方々にとっては、設計コンサルタントを採用するために苦労して探索、比較選定、さらには総会において予算取得までしたにもかかわらず、その設計コンサルタントに騙されるというのは非常におつらいことでしょう。また、被害は理事会・修繕委員会の方々のみならず全住人に及ぶため、責任問題となり、その後の住民間の関係に悪影響を及ぼす恐れがあります。

大規模修繕の設計監理方式における談合などのメカニズム、対策

工事仕様の提案含めた募集

各工事会社が現地調査、設計、仕様・見積提案をする方式です。

この方式では、総合的に評価をします。

メリット

• 工事仕様を作成するための設計コンサルタントの費用が不要なこと
• 複数の観点で建物状態をチェックしてもらえること
• 工事選択肢に多様性が出ること
• 談合が発生しづらいこと

デメリット

• 見積の条件、区分けなどを整理しないまま相見積を取ると、比較選定がしづらく、組合内でのコンセンサスが取りづらいこと
• 工事会社の応募の負荷が大きいため、積極的な工事会社しか応募せず、応募数が減ること

特命随意と比較したメリット・デメリット

公募・入札と特命随意を比較した際のメリット・デメリットをあげます。

メリット

• 競争原理が働くこと
• 工事選択肢に多様性が出ること
• 組合員による癒着や、工事に問題発生時の紹介者の責任問題のリスクが低いこと
• 公正なプロセスにより、組合内でのコンセンサスが取りやすいこと

デメリット

• 組合の工事会社の選定、見積の取得・比較選定、「なぜその工事会社、見積に絞り込んだのか？」の説明などの負荷が大きくなること

進め方

１．公募手段の決定

「マンション内の公募」と「新聞など媒体での公募」があります。併用も可能です。

マンション内の公募

掲示板などでマンション住民からの推薦を募集する手段です。

メリットは、0％ではないものの、住民と工事会社の不適切な癒着の確率が比較的低いこと、住民と工事会社の信頼関係の活用が期待できることです。

デメリットは、声をかけることができる工事会社が住民のネットワークに制限されてしまうこと、集合住宅の改修工事の実績・実力に乏しい不適切な工事会社に声をかけてしまう恐れがあること、工事に不具合が起きた際や癒着を疑う声があがった際に深刻な住民間トラブルとなる恐れがあることです。

新聞など媒体での公募

業界紙などで公募する手段です。

メリットは、透明性がある手段であること、広く募集できることです。

デメリットは、素人には「どの新聞のどの窓口に問い合わせればいいのか？」などの申し込み方が分からないこと、工事会社の参加要項の設定が難しいこと（不適切な要領とすると工事会社が集まりすぎたり、少なくなりすぎたりする）、紙面の枠に限りがあるです。

２．工事会社の参加要項の設定、募集

無条件で募集すると、集合住宅の改修工事の実力・実績が不十分なところからも多数の応募がきて、比較選定の手間がかかりすぎるなどの事態になるため、それらを避けるために工事会社の参加要項を設定します。「公募要項」などと呼ばれます。

代表的な項目は以下の通りです。

• 物件、工事概要
• 参加要項（設立からの年数、資本金、事業所所在地、１級建築士事務所か否か、特定建設業許可の有無、改修工事の売上高／元請率、近年の赤字決算の有無、経営事項審査の評点、特定の保険への加入有無、現場代理人の経験年数／保有資格など）
• 締切日
• 提出書類
• 提出先

厳しくしすぎると、参加可能な会社が限られるため、いつものメンバーとなり談合しやすくなります。また、参加要項の意思決定は理事会・修繕委員会が行うこと、書類の提出先は組合とすることを強くおすすめします。

３．書類審査

応募してきた工事会社の数が多すぎる場合や実力・実績が不十分な工事会社が応募してきた場合は、書類審査で絞り込みをかけます。

前述の参加要項のうちどの部分を重んじるかは価値観・好みによるところもありますが、集合住宅の改修工事は固有のノウハウ・工事保険が必要な工事であることもあり、売上や元請実績が不十分なところは避けることをおすすめいたします。

そして、絞り込みの意思決定は理事会・修繕委員会が行うことがおすすめです。

４．見積の取得

工事仕様の有無により若干変わりますが、大枠では以下の流れとなります。

各工事会社への情報共有

建物の劣化状況、図面、過去の修繕履歴（例：２回目の大規模修繕、１回目の修繕箇所を共有する）、各種要望などを伝えます。

談合や圧力かけなどの不正競争行為の防止の観点では「どの会社が見積に進んでいるか？」は、他工事会社などの組合以外の方には非開示とするのが望ましいです。

各工事会社による現地調査

各社、数時間～１日程度かけて現地調査を行います。

組合側の負担は増えてしまいますが、談合や圧力かけなどの不正競争行為の防止の観点では、各社の実施日時をずらすこと、組合で立合を行うこと、管理会社と工事会社の挨拶や名刺交換は避けることが望ましいです。

５．各工事会社による見積作成

既存の見積書や工事仕様が存在しない場合、見積作成には約２ヶ月程度の時間がかかります。

長めに感じられるかもしれませんが、現地調査を通して工事項目・各項目の量を定め、材料メーカーなどと相談しながら、工法・材料などを定め、そのうえで数十～数百項目のコスト計算、積算、検算するには多くの手間・時間が必要となります。

６．理事会における見積選定

各工事会社の見積が揃った後は理事会による見積選定に進みます。

留意すべき点は、あくまで最終の意思決定は総会で行われるものなので、この段階では理事会として「総会の決議にかける見積を選定する」という点です。

また、選定する見積の数は１点をおすすめします。理事会内での議論、説明会・住民アンケートなどでの意見をもとに絞りこみましょう。

１点に絞ることをおすすめする理由は、総会は提案の可否を決議する場とすべきであり、仮に複数案から選定する場とした場合、意見が割れ、決議要件を満たさないとなると、最悪、選定が振り出しに戻る恐れがあるためです。

選定において一般的に加味されるポイントは以下の通りです。

工事会社面

• 会社規模
• 経営状況
• 実績（集合住宅における改修工事の売上高、元請率など）
• 立地（同県内に本店、支店があるかなど）
• 意気込み、応対マナー
• 「代理人（工事管理者）」の経験年数、保有資格、人柄

見積面

• 金額

  留意すべき点は見積上は安くても「実数精算の数量を少なく見積もっているだけで、実際は安くない」、「工事範囲を減らしている、材料グレードを下げている」などのケースがあることです。

  大規模修繕における実数精算方式と予備費について

• 提案の魅力
• 明細の緻密さ

  明細なしで「一式」という表現が多い場合は要注意です。成果物の定義が曖昧なため、工事開始後にトラブルが起こるリスクが高くなります。

その他条件面

• 契約内容
• 工事保証
• 工事保険
• 瑕疵保険
• アフターサービス

選定にあたり金額が重要なポイントであることは事実です。

ですが、金額だけで選定してしまい、工事品質が悪く建物寿命に悪影響を与えてしまったり、品質保証期間中に工事会社が倒産してしまったり、工事期間中やアフターサービスにおける応対マナーが悪かったりなどの問題が発生し、結局は損になる、後悔してしまうという恐れもあります。

そうならないためにも、組合としての選定基準をしっかり持ったうえで、工事会社・見積を多面的に評価、選定する必要があります。

７．総会における決議

理事会で選定した案を、総会における決議にかけます。

決議要件は工事の程度次第となり、「形状又は効用の著しい変更を伴わない軽微な」程度の修繕であれば普通決議、「形状又は効用の著しい変更を伴う」修繕であれば特別決議となります。

マンションにおける総会、理事会、決議、通知について

提案者は住民に対して以下事項などについて報告したうえで、決議にかけます。

• 建物の劣化状況、工事の必要性
• 選定プロセス
• 工事の内容、時期、金額
• 工事前後の組合の修繕積立金などの財政状況
• 工事期間中の影響、留意すべき点

報告にあたって留意すべき点は以下の通りです。

• 工事に詳しくない住民にも理解しやすいような資料作り、説明を心がける。
• 選定プロセスを透明にする（例：理事長が付き合いのある業者を連れてきて、理事長のみがその業者とやり取り、最終的に実質は特命随意でその業者を選定というようなことを避ける）。
• 必要に応じ、工事会社に総会に出席、各種説明してもらう。
• 総会以外に、事前の説明会や掲示板などで情報共有の場を設ける。

留意すべき点

しっかり準備したうえで臨むこと

公募時の参加要項の設定や、見積書の比較を適切に行うには一定の知識が必要となります。しっかり準備をせずに臨むと組合内での意見が割れて比較選定ができなかったり、不適切な工事会社・見積を選定したり、不適切な契約内容・工事保証となったりする恐れがあります。

談合や圧力かけなどの不正競争行為の抑止につとめること

「公募するから談合、特定の工事会社への落札誘導が起こり得ない」とは限りません。

落札誘導の手段

• 公募する場を特殊な場とすること（例：設計会社のサイト、認知度の少ない新聞）
• 参加要項を厳しくすること
• 参加要項を特殊にすること（例：特殊な工法・素材の仕様にする）
• 資料の提出先を設計事務所とすること
• 工事会社にコンタクトを取り、辞退や高額入札を強いること

  

抑止に向け、工事会社の選定は組合主導で行うこと、選定に関する情報は組合内のみで扱うことなどをおすすめいたします。

大規模修繕の設計監理方式における談合などのメカニズム、対策